Ein Firmenhandy ist praktisch, keine Frage. Es sorgt dafür, dass dienstliche Gespräche sauber von privaten getrennt bleiben und erleichtert den Alltag, wenn Mails, Termine oder Kundenkontakte immer griffbereit sind.
Doch kaum landet das Gerät in der Tasche, stellt sich die Frage, ob es auch für private Chats, Anrufe oder das Scrollen durch soziale Netzwerke herhalten darf. Genau an dieser Stelle wird es spannend, denn die Antwort hängt weniger von Technik als von klaren Regeln und Absprachen ab.
Wenn das Diensthandy plötzlich privat klingelt
Ob private Nutzung erlaubt ist, entscheidet in erster Linie der Arbeitgeber. Steht es im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung, ist alles eindeutig. Manchmal genügt auch eine klare Absprache, in seltenen Fällen wird die private Verwendung stillschweigend geduldet.
Wer jedoch einfach voraussetzt, dass schon nichts passieren wird, begibt sich auf dünnes Eis. Ohne Erlaubnis gilt das Firmenhandy als reines Arbeitsmittel, das ausschließlich dienstlich genutzt werden darf.
Gerade deshalb setzen viele Unternehmen auf technische Lösungen, um den Überblick zu behalten. Die beste MDM Software erlaubt es, Geräte zentral zu verwalten, Zugriffsrechte festzulegen und sensible Daten im Notfall aus der Ferne zu löschen. Auf diese Weise lassen sich dienstliche Informationen schützen, während gleichzeitig klare Regeln für die private Nutzung eingehalten werden können.
Welche Folgen unerlaubte Nutzung haben kann
Die Versuchung, mit dem Diensthandy kurz privat zu telefonieren oder Apps zu installieren, mag klein erscheinen, die Konsequenzen sind es nicht. Abmahnungen sind möglich, im schlimmsten Fall sogar eine Kündigung. Besonders heikel wird es, wenn durch private Nutzung zusätzliche Kosten entstehen, etwa durch Telefonate ins Ausland.
Es gibt Urteile, in denen genau solche Fälle eine fristlose Kündigung nach sich zogen. Der Grat zwischen gelegentlicher Unachtsamkeit und grobem Pflichtverstoß ist also schmal und sollte nicht unterschätzt werden.
Kontrolle oder Vertrauen?
Ein weiteres heißes Eisen ist die Frage, wie weit die Kontrolle durch den Arbeitgeber reicht. Ist das Handy ausschließlich für die Arbeit gedacht, dürfen Nutzung und Inhalte durchaus überprüft werden. Sobald aber die private Verwendung ausdrücklich erlaubt ist, verschiebt sich das Gleichgewicht.
Dann greift das Fernmeldegeheimnis und private Nachrichten oder E-Mails sind tabu. Arbeitgeber sind zwar verpflichtet, sensible Firmendaten zu schützen, gleichzeitig müssen sie jedoch die Privatsphäre respektieren. Es ist also ein Balanceakt zwischen Kontrolle und Vertrauen, der rechtlich klar geregelt, praktisch aber nicht immer einfach umzusetzen ist.
Wer zahlt den Schaden, wenn etwas schiefgeht?
Geht das Firmenhandy verloren oder wird es beschädigt, ist der Arbeitgeber in der Regel in der Pflicht. Allerdings nicht grenzenlos: Liegt grobe Fahrlässigkeit vor, etwa weil das Gerät ungeschützt im Café zurückgelassen wurde, kann der Schaden anteilig auf den Arbeitnehmer übergehen.
Gerade im Business-Alltag setzen viele Unternehmen deshalb auf klare Sicherheitsvorgaben wie PIN-Sperren oder Mobile-Device-Management-Systeme. Damit lassen sich Daten im Ernstfall löschen und die Risiken deutlich reduzieren.
Was das Finanzamt dazu sagt
Bleibt noch die Frage, ob ein Firmenhandy mit privater Nutzung steuerlich ein Problem ist. In den meisten Fällen nicht. Selbst wenn das Gerät auch außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden darf, entsteht in der Regel kein geldwerter Vorteil, der versteuert werden müsste. Erst wenn der Arbeitgeber zusätzlich Kosten übernimmt, etwa für private Tarife oder besondere Extras, kann das Finanzamt genauer hinsehen. Für den Alltag bedeutet das meist Entwarnung, denn ein Firmenhandy sorgt nicht nur für Erreichbarkeit im Job, sondern erleichtert auch den Umgang mit der Steuer.
